Πολιτική Διαχείρισης Αναφορών Ν. 4990/2022

Η υποβολή ανώνυμων ή/και επώνυμων αναφορών σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του N. 4990/2022 γίνεται τηλεφωνικά ή με αποστολή ηλεκτρονικού μηνύματος ή ταχυδρομικά.

Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ): Γεωρμέζης Νικόλαος

Τηλέφωνο: 210 6633662 (από Δευτέρα έως Παρασκευή: 9.00 π.μ. έως 5.00 μ.μ.)

Email: whistleblowing@sefcozeelandia.gr

Διεύθυνση: Sefco Zeelandia (υπόψιν ΥΠΠΑ) Αγίου Δημητρίου 28, Χριστούπολη, Σπάτα, Αττική, Τ.Θ. 16, T.K. 190 04.

Σχετικά αρχεία: [links]

4990/2022, (Α΄ 210) «Προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου-Ενσωμάτωση της οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Οκτωβρίου 2019 (L 305) και λοιπές επείγουσες ρυθμίσεις».

Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Νόμου 4990/2022 - Επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων κατά τη Λειτουργία των Εσωτερικών Διαύλων Αναφορών

Ι. Διαδικασία Υποβολής Αναφορών σύμφωνα με τον Ν. 4990/2022

Οποιοδήποτε πρόσωπο, εφόσον το επιθυμεί, δύναται να υποβάλει αναφορές (εφεξής: «ο αναφέρων») για παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022 και συγκεκριμένα για παραβιάσεις που αφορούν δημόσιες συμβάσεις, χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, προϊόντα και αγορές, πρόληψη της απάτης, διαφθοράς και άλλων παράνομων δραστηριοτήτων, πρόληψη νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, ασφάλεια και συμμόρφωση των προϊόντων, ασφάλειας μεταφορών, προστασία του περιβάλλοντος, δημόσια υγεία, προστασία των καταναλωτών, προστασία ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ασφάλεια των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών, προστασίας από την ακτινοβολία και πυρηνικής ασφάλειας, ασφάλειας τροφίμων, υγεία και καλή μεταχείριση των ζώων, ζητήματα που άπτονται των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης, ζητήματα που αφορούν την ελεύθερη κυκλοφορία εμπορευμάτων, προσώπων, υπηρεσιών και κεφαλαίων.

Ο αναφέρων δύναται να υποβάλει αναφορά είτε επώνυμα είτε ανώνυμα χρησιμοποιώντας τους ανωτέρω διαύλους αναφοράς και ενημερώνεται για την παραλαβή της αναφοράς του εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής. Η Sefco Zeelandia («η Εταιρεία») λαμβάνει όλα τα αναγκαία και κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα κατά την παρακολούθηση της αναφοράς όπως ενδεικτικά εφαρμογή τεχνικών ανωνυμοποίησης / ψευδωνυμοποίησης των υπό επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στην περίπτωση που η αναφορά είναι επώνυμη.

Στην περίπτωση υποβολής αναφοράς μέσω τηλεφώνου, κατά τη διάρκεια της τηλεφωνικής κλήσης, ο αναφέρων ενημερώνεται για τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να παρακολουθεί την πορεία της αναφοράς του, καθώς και τα δικαιώματά του. Κατά την παρακολούθηση της αναφοράς, ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών («ΥΠΠΑ») της Sefco Zeelandia ενδέχεται να αιτείται από τον αναφέροντα να διευκρινίσει τις αναφερόμενες πληροφορίες, ή να παράσχει συμπληρωματικές πληροφορίες για το αντικείμενο της αναφοράς. Με την ολοκλήρωση των ενεργειών παρακολούθησης, ο ΥΠΠΑ παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για το αποτέλεσμα της διερεύνησης της αναφοράς καθώς και για τις ενέργειες που αναλήφθηκαν από το υπόχρεο πρόσωπο σε σχέση με την αναφορά μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής της αναφοράς.

Τα προσωπικά δεδομένα και κάθε είδους πληροφορίες που οδηγούν, καθ’ οιονδήποτε τρόπο, άμεσα ή έμμεσα, στην ταυτοποίηση του αναφέροντος, τηρούνται ως απολύτως εμπιστευτικά και δεν αποκαλύπτονται σε οποιονδήποτε τρίτο πέρα από τον ΥΠΠΑ και τα εξουσιοδοτημένα μέλη του προσωπικού της Sefco Zeelandia που είναι αρμόδια να λαμβάνουν ή να παρακολουθούν τις αναφορές, εκτός αν δώσει σχετικά τη συγκατάθεσή του ο αναφέρων.

Κατ’ εξαίρεση, η ταυτότητα του αναφέροντος και οποιαδήποτε άλλη πληροφορία σχετική με την αναφορά δύναται να αποκαλύπτεται μόνο εφόσον προβλέπεται στο νόμο, στο πλαίσιο ερευνών αρμόδιων αρχών ή στο πλαίσιο δικαστικών διαδικασιών και είναι αναγκαία για την εξυπηρέτηση των σκοπών του Ν. 4990/2022 ή για τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του αναφερομένου προσώπου. Η εν λόγω αποκάλυψη λαμβάνει χώρα μόνο αφού προηγουμένως ενημερωθεί εγγράφως ο αναφέρων και του δοθεί το δικαίωμα να υποβάλει εγγράφως τις παρατηρήσεις του.

Με την επιφύλαξη του νόμου, ο αναφέρων δεν υπέχει, μεταξύ άλλων, ευθύνη σε σχέση με (α) την απόκτηση πληροφοριών ή την πρόσβαση στις πληροφορίες που αναφέρονται, υπό την προϋπόθεση ότι η εν λόγω απόκτηση ή πρόσβαση δεν συνιστά αυτοτελώς ποινικό αδίκημα, και (β) την αναφορά αυτή καθαυτή, εφόσον έχει βάσιμους λόγους να πιστεύει ότι η αναφορά ήταν αναγκαία για να αποκαλυφθεί παραβίαση.

Απαγορεύονται οποιασδήποτε μορφής αντίποινα σε βάρος αναφερόντων προσώπων, συγγενών ή συναδέλφων τους, διαμεσολαβητών και επιχειρήσεων συμφερόντων τους ή επιχειρήσεων στις οποίες απασχολούνται, συμπεριλαμβανομένων των απειλών και ενεργειών αντεκδίκησης. Σε περίπτωση επιβολής αντιποίνων, τα εν λόγω πρόσωπα δικαιούνται πλήρους αποζημίωσης για τις ζημίες που υπέστησαν και μπορούν να ζητήσουν επαναφορά των πραγμάτων στην κατάσταση που βρίσκονταν πριν από την επιβολή των αντιποίνων, εφόσον αυτό είναι αντικειμενικά δυνατό και δεν καθίσταται δυσανάλογα επαχθές για την Εταιρεία. Η καταγγελία σύμβασης εργασίας που έχει τη μορφή αντιποίνων είναι σε κάθε περίπτωση άκυρη.

Ο αναφέρων έχει το δικαίωμα να υποβάλλει εξωτερική αναφορά στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας («ΕΑΔ») με τους εξής τρόπους: (α) ηλεκτρονικά με αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας στο kataggelies@aead.gr ή με τη συμπλήρωση ψηφιακής φόρμας στην ιστοσελίδα https://aead.gr/submit-complaint/, (β) μέσω ταχυδρομείου, αποστέλλοντας έγγραφη επιστολή στην εξής διεύθυνση: Εθνική Αρχή Διαφάνειας, Λ. Λένορμαν 195 και Αμφιαράου, 10442, Αθήνα, καθώς και (γ) αυτοπροσώπως στην παραπάνω έδρα της ΕΑΔ.

Κατόπιν αιτήματος, ο ΥΠΠΑ παρέχει με απόλυτη εμπιστευτικότητα σε δικαιούχους υποβολής αναφορών και αναφέροντες κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς καθώς και πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες μπορεί να υποβληθεί εξωτερική αναφορά στην ΕΑΔ και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Για οποιοδήποτε θέμα σχετικά με τη διαδικασία της υποβολής, παραλαβής, παρακολούθησης, διαχείρισης και ολοκλήρωσης/αρχειοθέτησης των αναφορών, την προστασία των αναφερόντων και αναφερόμενων προσώπων και, γενικότερα, τη λειτουργία των διαύλων καθώς και την υποβολή εξωτερικών αναφορών στην ΕΑΔ μπορείτε να απευθύνεστε στον ΥΠΠΑ της Sefco Zeelandia, αποστέλλοντας σχετικό αίτημα στον ακόλουθο λογαριασμό ηλεκτρονικής αλληλογραφίας: whistleblowing@sefcozeelandia.gr.

ΙΙ. Επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων κατά τη Λειτουργία των Εσωτερικών Διαύλων Αναφορών

Κατά τη λειτουργία των διαύλων αναφορών η Sefco Zeelandia ως υπεύθυνη επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων ενδέχεται να επεξεργάζεται τα δεδομένα των εξής κατηγοριών υποκειμένων των δεδομένων, όπως ορίζονται στον Ν. 4990/2022: (α) αναφέροντα πρόσωπα, (β) αναφερόμενα πρόσωπα, (γ) διαμεσολαβητές, και (δ) τρίτα πρόσωπα που τυχόν κατονομάζονται σε αναφορές ή τα δεδομένα των οποίων τυχόν περιλαμβάνονται σε καταγεγραμμένες ενέργειες παρακολούθησης.

Τα δεδομένα, τα οποία τίθενται υπό επεξεργασία, είναι δεδομένα που περιλαμβάνονται σε αναφορές καθώς και δεδομένα που τυγχάνουν επεξεργασίας κατά την υποβολή, παρακολούθηση, διαχείριση και αρχειοθέτηση αναφορών, τις ενέργειες προστασίας των αναφερόντων προσώπων και, γενικότερα, τη λειτουργία των διαύλων και τα οποία αφορούν ή σχετίζονται, μεταξύ άλλων, με παραβιάσεις κανόνων δικαίου που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Ν. 4990/2022. Πηγές των δεδομένων είναι τα αναφέροντα πρόσωπα, τα αναφερόμενα πρόσωπα, οι διαμεσολαβητές καθώς και τρίτα πρόσωπα από τα οποία συλλέγονται δεδομένα κατά την εκτέλεση ενεργειών παρακολούθησης.

Σκοποί της επεξεργασίας είναι οι ακόλουθοι: (α) η εκπλήρωση της υποχρέωσης καθιέρωσης και λειτουργίας των διαύλων, (β) η υποβολή, παρακολούθηση, διαχείριση και αρχειοθέτηση των αναφορών, (γ) η εκτέλεση ενεργειών παρακολούθησης και, γενικότερα, η λήψη των αναγκαίων μέτρων για την παρακολούθηση των υποβαλλόμενων αναφορών, (δ) η προστασία των αναφερόντων προσώπων, ιδίως έναντι αντιποίνων, (ε) η λήψη πειθαρχικών μέτρων ή και δικαστικών ενεργειών σε βάρος αναφερόμενων προσώπων που προβαίνουν σε παραβάσεις, (στ) η παροχή στοιχείων για τυχόν τελούμενα ποινικά αδικήματα στις αρμόδιες διωκτικές και δικαστικές αρχές, (ζ) η ασφάλεια και εμπιστευτικότητα της διαδικασίας παρακολούθησης αναφορών και των υπό επεξεργασία δεδομένων που σχετίζονται με αυτή, (η) η θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων της Εταιρείας ή τρίτων μερών, και (θ) η βελτίωση της οργάνωσης και διοίκησης της Εταιρείας.

Νομική βάση της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων είναι αφενός η τήρηση των υποχρεώσεων της Sefco Zeelandia επί τη βάσει του νόμου 4990/2022, καθώς και η επιδίωξη των έννομων συμφερόντων της Εταιρείας για τη νόμιμη και καλή λειτουργία της, την πρόληψη, καταστολή, ποινική δίωξη και αποζημίωση για παραβιάσεις εντός αυτών (άρθρο 6 § 1 (γ) και (στ) ΓΚΠΔ) και, αφετέρου, η επεξεργασία για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων της Εταιρείας ή τρίτων μερών καθώς και για λόγους ουσιαστικού δημόσιου συμφέροντος με βάση τον Ν. 4990/2022 [άρθρο 9 § 2 (στ) και (ζ) ΓΚΠΔ].

Η Sefco Zeelandia θα διατηρεί τα σχετικά προσωπικά δεδομένα για περίοδο πέντε (5) ετών από την ολοκλήρωση της παρακολούθησης της αντίστοιχης αναφοράς ή τη λήψη μέτρων προστασίας των αναφερόντων προσώπων ή τη λήψη πειθαρχικών μέτρων ή και δικαστικών ενεργειών σε βάρος αναφερόμενων προσώπων ή τρίτων. Η Sefco Zeelandia ενδέχεται να διατηρεί τα εν λόγω προσωπικά δεδομένα και μετά από την προαναφερόμενη περίοδο στις ακόλουθες περιοριστικά αναφερόμενες περιπτώσεις: (α) εφόσον αυτό είναι αναγκαίο και για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται για την εκπλήρωση των σκοπών της επεξεργασίας, ή (β) εφόσον υφίσταται έννομη υποχρέωσή της από σχετική διάταξη νόμου, ή (γ) για την προάσπιση των δικαιωμάτων και των έννομων συμφερόντων της Εταιρείας ενώπιον παντός αρμόδιου Δικαστηρίου και κάθε άλλης δημόσιας αρχής στο πλαίσιο του προβλεπόμενου χρόνου παραγραφής.

Στα προσωπικά δεδομένα έχουν πρόσβαση οι εξής κατηγορίες εκτελούντων επεξεργασία για λογαριασμό των από κοινού υπεύθυνων επεξεργασίας: (α) πάροχοι υπηρεσιών πληροφορικής στο πλαίσιο της υποστήριξης και φιλοξενίας των πληροφοριακών συστημάτων της Εταιρείας, (β) πάροχοι επαγγελματικών συμβουλών στο πλαίσιο υποστήριξης των ενεργειών παρακολούθησης των αναφορών και (γ) ελεγκτές στο πλαίσιο διεξαγωγής ελέγχων για την εκπλήρωση των έννομων υποχρεώσεων της Εταιρείας. Η Εταιρεία δύναται να διαβιβάζει προσωπικά δεδομένα σε δικηγόρους και δικηγορικές εταιρείες για την παροχή νομικών υπηρεσιών με σκοπό την θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων της Εταιρείας. Τέλος, ενδέχεται να λάβουν χώρα διαβιβάσεις σχετικών πληροφοριών στις αρμόδιες εποπτικές, διωκτικές και δικαστικές αρχές στο πλαίσιο της εκτέλεσης έννομων υποχρεώσεων της Εταιρείας ή της άσκησης ή υποστήριξης έννομων αξιώσεών της.

Τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται αποκλειστικά και μόνο στην έδρα της Εταιρείας, όπου προστατεύονται με κατάλληλα μέτρα ασφάλειας και δεν διαβιβάζονται σε τρίτες χώρες εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ).

Με την επιφύλαξη του νόμου, εργαζόμενοι ή τρίτα μέρη που αναφέρουν περιστατικά παραβατικής συμπεριφοράς καθώς και εργαζόμενοι ή τρίτα μέρη που τυχόν περιλαμβάνονται στις ανωτέρω αναφορές μπορούν να ασκήσουν, κατά περίπτωση, τα δικαιώματα που προβλέπονται στα άρθρα 15-22 του ΓΚΠΔ για την πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμό της επεξεργασίας, φορητότητα ή εναντίωση στην επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων ή αντίρρηση στην αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, αποστέλλοντας σχετικό αίτημα στον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: gdpr.compliance@sefcozeelandia.gr

Η Εταιρεία δύναται να απορρίψει αιτιολογημένα τα σχετικά αιτήματα των εμπλεκόμενων μερών, για το χρονικό διάστημα που θα κριθεί ως κρίσιμο για την αποφυγή παρεμπόδισης των ερευνών ή για την υλοποίηση των ενεργειών προς την ολοκλήρωση της διαδικασίας ή της προστασίας των αναφερόντων προσώπων.
Εναλλακτικά, σε περίπτωση που εμπλεκόμενο μέρος θεωρήσει ότι η Εταιρεία δεν ικανοποιησε επαρκώς το αίτημά του/της και θίγεται κατά οποιονδήποτε τρόπο η προστασία των προσωπικών του/της δεδομένων, μπορεί να υποβάλει καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Λεωφ. Κηφισίας αρ. 1 - 3 τ.κ. 11523, Αθήνα, τηλ. 210 6475600, ιστοσελίδα: https://www.dpa.gr/el/syndesi/prosvasi). Αναλυτικές οδηγίες υποβολής καταγγελίας παρέχονται στην ιστοσελίδα της Αρχής.